Een virtueel kantoor werkt pas goed als post betrouwbaar wordt verwerkt. Reguliere zakelijke brieven worden op de gekozen locatie ontvangen, aan de bekende onderneming gekoppeld en wekelijks digitaal beschikbaar gemaakt.
Van envelop naar scan
Afzenders gebruiken de juridische naam of bekende handelsnaam. De post wordt gesorteerd en volgens de vaste routine gescand. U ontvangt de inhoud via de afgesproken digitale route.
De scanfrequentie is wekelijks. Houd daarom ook digitale berichtenboxen van instanties in de gaten en bouw bij korte termijnen voldoende veiligheidsmarge in.
Zelf verantwoordelijk voor opvolging
Een scanservice maakt post toegankelijk, maar bewaakt geen betaal-, bezwaar- of reactietermijnen. Open nieuwe stukken tijdig en wijs intern een vervanger aan voor vakantie of ziekte.
Bewaar belangrijke documenten in uw eigen beveiligde administratie. Voeg een datum, verantwoordelijke persoon en vervolgstap toe wanneer een brief actie verlangt.
Brieven, pakketten en retouren
De basisdienst is gericht op normale brievenpost. Pakketten, aangetekende stukken, pallets en grote webshopretourstromen zijn andere logistieke processen.
Voor een webshop kan een fulfilment- of retourpartner naast het virtuele kantoor nodig zijn. Gebruik het zakelijke adres niet zomaar als aflevermagazijn.
Privacy in de postverwerking
Zakelijke brieven kunnen financiële, medische of andere vertrouwelijke informatie bevatten. Toegang tot post wordt daarom beperkt tot medewerkers die de verwerking uitvoeren.
Deel scans intern alleen met personen die ze nodig hebben. Stuur identiteitsdocumenten nooit via het openbare contactformulier; u ontvangt zo nodig een aparte instructie.
Praktische vervolgstappen
- Kies de gewenste locatie en contractduur.
- Vul uw contact- en ondernemingsgegevens in.
- Bespreek tijdens het kennismakingsgesprek het adresgebruik.
- Ontvang de huurovereenkomst en controleer alle gegevens.
- Regel zelf de inschrijving of adreswijziging en geef de handelsnamen door.